Aktuelle Zahlen zeigen, wie groß das Thema tatsächlich ist: Mitarbeitende verbringen im Schnitt rund 392 Stunden pro Jahr in Meetings – das entspricht mehr als 16 Arbeitstagen. Gleichzeitig werden 67 % der Meetings als unproduktiv wahrgenommen, und Kommunikation über Meetings, E-Mail und Chat beansprucht bis zu 57 % der gesamten Arbeitszeit.
(Quelle: https://www.notta.ai/en/blog/meeting-statistics)
Vor diesem Hintergrund widmete sich der Workshop „Designing Hybrid Connection“ beim Future Experience Forum genau dieser alltäglichen, aber zentralen Praxis – dem Meeting. Geleitet von Gerhard Abel und Christoph Kolbeck wurde ein Perspektivwechsel angestoßen: weg vom Meeting als organisatorische Notwendigkeit, hin zu einer bewusst gestalteten Experience.
Meetings machen oder Verbindung gestalten?
Gute Meetings brauchen Gestaltung: räumlich, technologisch und vor allem kulturell.
Oder, wie es im Workshop formuliert wurde: „Meetings sind ja zum Großteil Kultur und zum anderen großen Teil Raum – und auch digitaler Raum.“
Schnell wurde klar: Gute Meetings entstehen nicht durch bessere Tools allein. Entscheidend ist, wie Interaktion, Rollen, Erwartungen und Aufmerksamkeit gestaltet werden.
Hybride Meetings machen Probleme sichtbar
Gerade hybride Settings wirken dabei wie ein Vergrößerungsglas. Sie zeigen, wo es in der Zusammenarbeit bereits vorher gehakt hat: fehlende Klarheit, ungleiche Beteiligung oder mangelnde Aufmerksamkeit. Ein typisches Szenario, das viele Teilnehmende wiedererkannten: Ein Teil der Gruppe sitzt gemeinsam im Raum, andere sind remote zugeschaltet. Vor Ort entsteht Dynamik, online bleibt sie unsichtbar. Es entstehen Lücken – in der Wahrnehmung, in der Beteiligung, in der Verbindung.
Die Erkenntnis daraus: Das Problem ist nicht das hybride Format an sich. Das Problem ist fehlendes Design.
Lernen durch Überzeichnung: Die „Worst-Case-Meetings“
Ein ebenso unterhaltsamer wie aufschlussreicher Teil des Workshops war die Arbeit mit sogenannten „Worst-Case-Meetings“. Typische Meeting-Marotten wurden mit Schildern sichtbar gemacht und in kurzen Szenen performativ nachgestellt.
Die Bandbreite reichte von fehlender Agenda über unklare Moderation bis hin zu paralleler Kommunikation und technischer Überforderung. Die Überzeichnung machte sichtbar, wie nah diese Szenarien an der alltäglichen Realität sind.
Gleichzeitig eröffnete sie den Raum für eine zentrale Frage:
Was genau läuft hier schief – und wie können wir Meetings künftig besser gestalten?
Sechs Prinzipien für bessere (hybride) Meetings
Aus der gemeinsamen Reflexion lassen sich sechs grundlegende Prinzipien ableiten, die als Orientierung für die Gestaltung von Meetings dienen können:
1. Klarheit vor Einladung
Jedes Meeting braucht ein klares Ziel und ein definiertes Ergebnis. Ohne diese Klarheit stellt sich die grundlegende Frage, ob das Meeting überhaupt notwendig ist.
2. Rollen explizit machen
Wer moderiert? Wer dokumentiert? Wer trifft Entscheidungen? Klare Verantwortlichkeiten geben Orientierung und Struktur.
3. Aufmerksamkeit aktiv gestalten
Aufmerksamkeit ist die knappste Ressource im Meeting. Sie entsteht nicht von selbst, sondern muss bewusst aktiviert und gehalten werden.
4. Gleichwertigkeit herstellen
In hybriden Settings ist es entscheidend, dass remote Teilnehmende gleichwertig eingebunden sind – in Sichtbarkeit, Interaktion und Einfluss.
5. Zeit ernst nehmen
Viele Meetings dauern länger als nötig. Eine klare Struktur und Fokussierung auf Inhalte helfen, Zeit effizient und sinnvoll zu nutzen.
6. Kultur schlägt Regeln
Formale Guidelines allein reichen nicht aus. Entscheidend ist, wie Zusammenarbeit tatsächlich gelebt wird – im Verhalten, in der Haltung und in der Interaktion.
Es geht nicht (nur) darum, Meetings effizienter zu managen.
Sondern darum, Verbindung zu gestalten.
Meetings als Symptom – und Chance
Ein zentraler Gedanke, der aus dem Workshop hervorgeht: Meetings sind selten das eigentliche Problem. Sie sind vielmehr ein Symptom für tieferliegende Themen – etwa fehlende Klarheit, unklare Verantwortlichkeiten oder mangelnde Verbindung im Team.
Gleichzeitig liegt genau darin auch die Chance. Wer Meetings bewusst gestaltet, gestaltet Zusammenarbeit insgesamt.
Oder anders formuliert:
Es geht nicht (nur) darum, Meetings effizienter zu managen.
Sondern darum, Verbindung zu gestalten.
Lust auf mehr Inputs zum Thema Transformation?
Dann melde dich gleich zu unserem Workshop „Visual Thinking for Complex Realities“ am 5. Mai an.
Hier findest du alle weiteren Infos zu den Inhalten und zur Anmeldung.
Verena Kroupa
ist Kommunikationsexpertin mit einem langjährigen Background in den Creative Industries. Ihrer Leidenschaft für Storytelling geht sie sowohl im Future Experience Forum als auch bei PLANET architects nach.